Gerente de Oficina Corporativa

Descripción del Puesto

Univista Insurance está buscando un Gerente de Oficina Corporativa altamente organizado y proactivo para supervisar las funciones administrativas y operativas diarias de nuestra oficina corporativa. El candidato ideal garantizará el buen funcionamiento de las operaciones de la oficina, gestionará al personal de apoyo, coordinará las necesidades entre departamentos y fomentará un entorno de trabajo productivo. Este puesto requiere excelentes habilidades de liderazgo, organización y comunicación para alinear las operaciones de la oficina con los objetivos empresariales.

Responsabilidades Principales

Gestión de Oficina y Administración:

• Supervisar las operaciones diarias de la oficina corporativa, garantizando eficiencia y profesionalismo.
• Gestionar los suministros de oficina, equipos y relaciones con proveedores.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y requisitos regulatorios de la empresa.

Liderazgo y Apoyo al Equipo:

• Supervisar y apoyar al personal administrativo, incluyendo recepcionistas y asistentes de oficina.
• Realizar reuniones regulares con el equipo, ofrecer capacitación y fomentar el desarrollo profesional.
• Promover una cultura de oficina positiva y colaborativa.

Eficiencia Operativa y Coordinación:

• Desarrollar e implementar procesos y procedimientos de oficina para optimizar el flujo de trabajo.
• Coordinar con los jefes de departamento para garantizar una comunicación fluida y la alineación de las iniciativas corporativas.
• Brindar apoyo al liderazgo ejecutivo con la programación, coordinación de reuniones y proyectos especiales.

Gestión de Instalaciones y Recursos:

• Supervisar las instalaciones de la oficina, incluyendo mantenimiento, planificación de espacios y seguridad.
• Gestionar los presupuestos relacionados con las operaciones de la oficina y garantizar la eficiencia de costos.
• Servir como punto de contacto para contratistas, proveedores de servicios y la administración del edificio.

Reportes y Cumplimiento:

• Preparar informes operativos para la alta dirección, incluyendo gastos de oficina y métricas de desempeño.
• Asegurar que se mantengan los estándares de salud, seguridad y cumplimiento en toda la oficina.

Requisitos

Educación:

• Título universitario en Administración de Empresas, Gestión o un campo relacionado (preferido).

Experiencia:

• Más de 5 años de experiencia en gestión de oficina, operaciones administrativas o un puesto similar.
• Experiencia previa supervisando personal y gestionando presupuestos.

Habilidades:

• Fuertes habilidades organizativas y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
• Dominio de Microsoft Office y software de gestión de oficina.
• Capacidad para resolver problemas y tomar decisiones bajo presión.

Atributos:

• Profesional, accesible y orientado(a) al detalle.
• Fuertes habilidades de liderazgo con un estilo de gestión práctico («hands-on»).
• Capacidad de adaptación en un entorno corporativo de ritmo acelerado.
• Dominio bilingüe en inglés y español es altamente preferido.