Cuándo es obligatorio el workers compensation en Florida

En Florida el workers compensation es obligatorio según tu industria y cuántos empleados tengas. En construcción, desde el primer empleado. Fuera de la construcción, desde cuatro. En agricultura, desde seis trabajadores regulares o doce temporales. Esa es la regla que aplica la División de Workers’ Compensation del Florida Department of Financial Services.

Si tienes un negocio con nómina, de esa cuenta depende si puedes firmar contratos o no. Y mucho antes de que llegue un inspector, te la va a pedir el contratista general, el administrador de la propiedad o el cliente que te contrata. Por eso conviene tenerla clara antes de cotizar cualquier seguro comercial para tu negocio.

¿Qué es el workers compensation y qué cubre?

El workers compensation es la cobertura que paga la atención médica y parte del salario perdido cuando un empleado se lesiona o se enferma por causa del trabajo. No importa de quién fue la culpa.

Un ayudante que se cae de una escalera. Una cocinera que se quema con aceite. Un técnico que se lastima la espalda cargando una unidad de aire. Casos de todos los días. Con póliza, los atiende el seguro; sin ella, los paga el dueño.

Para ti como empleador, con la póliza la aseguradora atiende al empleado y tú mantienes en orden las cuentas del negocio cuando pasa un accidente.

¿Desde cuántos empleados es obligatorio en tu industria?

Depende del giro del negocio. El Florida Department of Financial Services fija tres mínimos distintos: uno para construcción, uno para el resto de las industrias y uno para agricultura. En los dos primeros casos, los dueños que figuran como directivos de una corporación o como miembros de una LLC también se cuentan dentro del total.

Construcción: desde un empleado

Todo empleador de la industria de la construcción con uno o más empleados necesita cobertura, según la página de requisitos de cobertura del Florida DFS. Uno. No hay margen.

Una cuadrilla de techado de dos personas ya está dentro. Un contratista que trabaja solo pero mete a un ayudante los fines de semana, también. Y si el dueño es directivo de la corporación y no tiene exención aprobada, cuenta como empleado.

Fuera de la construcción: desde cuatro

Los negocios que no son de construcción deben tener workers compensation cuando llegan a cuatro o más empleados. Así lo indica el Florida DFS en la página de requisitos para empleadores. Aquí también entran en la cuenta los directivos de corporación y los miembros de LLC.

Una tienda con cinco empleados en el mostrador y la bodega está obligada. Un restaurante con tres de planta y un dueño que figura como directivo, también suma cuatro. Muchos dueños no se cuentan a sí mismos como empleados, y la ley sí los cuenta.

Agricultura: seis regulares o doce temporales

En agricultura la obligación empieza con seis empleados regulares. También con doce temporales que trabajen más de 30 días en una temporada o más de 45 días en el mismo año. Así lo explican las preguntas frecuentes para empleadores del Florida DFS.

Industria	Desde cuántos empleados es obligatorio
Construcción	1 o más empleados (incluye directivos y miembros de LLC no exentos)
No construcción	4 o más empleados
Agricultura	6 regulares y/o 12 temporales (más de 30 días de temporada o más de 45 días en el año)

¿Y si mi empresa es de otro estado y viene a trabajar a Florida?

Un empleador de fuera de Florida que viene a trabajar al estado tiene que avisar a la aseguradora de que trabaja en Florida. Florida tiene que figurar en la sección 3A de la póliza. Si no tiene seguro, necesita una póliza de workers compensation de Florida con una aseguradora aprobada en el estado. La póliza del estado de origen solo sirve para trabajos temporales, de hasta 10 días seguidos y 25 en el año, cuando ese estado tiene un acuerdo de reciprocidad.

Pasa mucho con cuadrillas de Georgia o Texas que vienen por un proyecto de temporada, o con compañías que abren una segunda operación en Orlando o Tampa. Conviene resolverlo antes de llegar, no en medio del proyecto.

Exenciones: quién puede quedarse fuera y cómo se pide

Florida permite que directivos de una corporación y miembros de una LLC se excluyan de la cobertura mediante una exención estatal. Se solicita en línea ante la División de Workers’ Compensation con el formulario Notice of Election to be Exempt.

Según la sección 440.05 de los Florida Statutes, el certificado de exención tiene una vigencia de dos años contados desde la fecha de efecto. Y en la industria de la construcción, cada solicitud o renovación cuesta $50.

En construcción, además, el DFS exige acreditar al menos 10% de propiedad de la corporación o de la LLC y presentar una licencia de conducir estatal válida.

La exención te saca a ti de la póliza. No cubre a nadie más. Si contratas a un ayudante al mes siguiente, vuelves a estar obligado.

El certificado que te van a pedir para trabajar

Antes de dejarte entrar a la obra, el contratista general te va a pedir evidencia de cobertura. Según el DFS, sirve la página de información de la póliza o una captura de la base Proof of Coverage del DFS. También un Certificate of Liability Insurance con la confirmación por escrito del agente o la aseguradora. Cuando hay employee leasing, se suma la lista de empleados arrendados a la fecha en que el subcontratista empezó el trabajo en ese proyecto.

Sin certificado, no facturas. Por eso vale la pena tener la póliza de workers compensation lista antes de ganar el contrato, no después. El certificado se emite rápido cuando la póliza ya existe; conseguirla desde cero con el proyecto empezado es lo que atrasa.

Guarda copia de cada certificado de tus subcontratistas, con fecha. Si un subcontratista no tiene workers compensation para el personal, el DFS explica que esos trabajadores pasan a ser empleados del contratista. Si uno se lesiona, te toca pagar los beneficios.

Preguntas frecuentes

Tres dudas frecuentes de los empleadores. Hay más respuestas en las preguntas frecuentes sobre seguro comercial.

¿Cuándo es obligatorio el workers compensation en Florida?

Según el Florida Department of Financial Services, en construcción desde un empleado y fuera de la construcción desde cuatro. En agricultura, con seis trabajadores regulares o doce temporales que superen los 30 días de temporada o los 45 días en el año calendario. Los directivos de corporación y miembros de LLC cuentan en el total.

¿Qué documentos tiene que pedir un contratista al subcontratista?

Prueba de cobertura antes de que empiece el trabajo. Sirve la página de información de la póliza o una captura de la base Proof of Coverage del DFS. También un Certificate of Liability Insurance con la confirmación por escrito del agente o la aseguradora. Si el subcontratista usa employee leasing, se suma la lista de empleados arrendados a la fecha en que empezó en ese proyecto. Guarda esa documentación proyecto por proyecto.

¿Un directivo de una compañía de construcción puede quedar exento?

Sí. Se solicita en línea el Notice of Election to be Exempt ante la División de Workers’ Compensation. Hay que acreditar al menos 10% de propiedad de la corporación o de la LLC y una licencia de conducir estatal válida. El certificado dura dos años desde la fecha de efecto y cada solicitud o renovación en construcción cuesta $50.

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